Vrijwel geen creator zit nog op één platform. Wie serieus verdient spreidt: een hoofdplatform, een tweede voor een ander publiek, misschien een derde als test, plus merkdeals ernaast. En dan komt de vraag of dat vier administraties worden.
Nee. Je hebt één onderneming en dus één administratie. Wat je wel nodig hebt is gescheiden onderbouwing per platform, en dat is iets anders dan gescheiden boekhouden.
Waarom platformen niet uitwisselbaar zijn
Je zou denken: het is allemaal omzet, dus op één hoop. Het probleem is dat elk platform op vier punten kan verschillen, en dat elk van die punten in je aangifte terechtkomt:
- De commissie. Elk platform houdt een ander percentage in, en soms verandert dat per omzetniveau of per type inkomsten.
- De valuta. Het ene platform rekent in euro's af, het andere in dollars. Dat betekent omrekenen en koersverschillen.
- De vestiging van de afnemer. Dit bepaalt of je omzet in een ICP-opgave hoort of niet. Zie de ICP-opgave.
- Het uitbetalingsritme. Wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, of pas boven een drempel. Dit bepaalt wat er per 31 december nog openstaat.
Gooi je alles op één hoop, dan verlies je precies de informatie die je nodig hebt om die vier punten correct te verwerken. En bij een controle kun je een totaalbedrag niet meer uitsplitsen naar de bron.
Twee BTW-regimes in dezelfde aangifte
Dit is het scenario dat het vaakst fout gaat. Stel je werkt met een platform in de EU en een platform buiten de EU. Dan heb je in dezelfde kwartaalaangifte:
- Omzet met verlegde BTW naar een EU-afnemer, die in je ICP-opgave hoort
- Omzet die buiten de Nederlandse BTW valt, die niet in je ICP hoort
Beide bedragen staan in je BTW-aangifte, in verschillende rubrieken. Eén van de twee gaat in je ICP. Als je alleen een totaalbedrag hebt, kun je die splitsing niet maken en wordt het gokken.
Komt er dan nog een merkdeal met een Nederlands bedrijf bij, dan heb je drie regimes: verlegd naar de EU, buiten de Nederlandse BTW, en Nederlandse BTW op je factuur. Dat is goed te doen. Alleen niet op basis van één omzetregel.
Hoe je het inricht
De opzet die bij onze klanten werkt en die weinig discipline vraagt:
- Eén zakelijke rekening. Alle platformen betalen daarop uit. Niet per platform een rekening, dat maakt het onnodig ingewikkeld.
- Een grootboekrekening per platform. In de boekhouding is je omzet uitgesplitst naar bron. Dat is één keer instellen en daarna vanzelf.
- Een map per platform per jaar. Daarin de maandelijkse exports, onder een vaste bestandsnaam met jaar en maand.
- Een notitie per platform met de vaste gegevens. De juridische entiteit, het land, het BTW-nummer als er een is, het commissiepercentage en de valuta.
Dat vierde punt is er één die niemand van zichzelf doet en die het meeste oplevert. Als die notitie bestaat, is de BTW-behandeling per platform een gegeven in plaats van elk kwartaal opnieuw uitzoeken. En verandert er iets, dan werk je één regel bij.
Controleer je platformgegevens één keer per jaar
Platformen wijzigen de entiteit waarmee je contracteert, verhuizen naar een ander land of veranderen hun commissiestructuur. Dat is niet theoretisch, het gebeurt.
Zet daarom één keer per jaar in je agenda dat je per platform nakijkt:
- Staat er nog dezelfde juridische entiteit op je uitbetalingsoverzicht?
- Is het land hetzelfde?
- Is het BTW-nummer nog geldig, te controleren in het Europese VIES-systeem?
- Is het commissiepercentage veranderd?
Vijftien minuten werk, en het voorkomt dat je een jaar lang de verkeerde behandeling toepast op een van je grootste omzetstromen.
Wat je per platform bewaart
Per platform, per maand, dezelfde vier gegevens:
- De brutoverdiensten
- De ingehouden commissie
- Het uitbetaalde bedrag en de valuta
- Het saldo dat aan het einde van de periode nog op het platform stond
Dat vierde punt is de post die aan het jaareinde je vordering wordt. Bij een platform met een uitbetalingsdrempel of een lange uitbetalingscyclus kan dat een substantieel bedrag zijn dat in het oude jaar hoort. Zie je uitbetalingen boekhouden.
Een praktijkvoorbeeld
Een creator werkt op drie platformen en doet daarnaast merkdeals. Over een kwartaal:
- Platform A, buiten de EU, dollars: 9.200 dollar bruto, 20 procent commissie
- Platform B, in de EU, euro's: 2.400 euro bruto, 25 procent commissie
- Platform C, buiten de EU, euro's: 700 euro bruto, 30 procent commissie
- Twee merkdeals met Nederlandse bedrijven: samen 1.800 euro
Wat er in de administratie moet gebeuren: platform A omrekenen naar euro's en het koersverschil vastleggen, drie verschillende commissiebedragen als kosten boeken, in de BTW-aangifte drie rubrieken vullen, platform B in de ICP-opgave zetten en A en C juist niet, en over de 1.800 euro merkdeals Nederlandse BTW afdragen.
Dat is één administratie met vier onderbouwingen. Wie dit als één omzetbedrag van ongeveer 12.000 euro boekt, heeft geen van die stappen kunnen zetten.
De platformnotitie: wat er precies in staat
Van alles in dit artikel is dit het document dat het meeste werk voorkomt, dus hier staat het uitgeschreven. Eén blok per platform, één keer aangelegd, één keer per jaar nagelopen:
- De juridische entiteit. Precies zoals hij op je uitbetalingsoverzicht of in je overeenkomst staat, niet de merknaam van de app.
- Het land van vestiging. Hier hangt je hele BTW-behandeling aan.
- Het BTW-identificatienummer, als het platform er een verstrekt, plus de datum waarop je het in VIES hebt gecontroleerd.
- Het commissiepercentage, en of het varieert per inkomstensoort of per omzetniveau.
- De valuta waarin wordt afgerekend.
- Het uitbetalingsritme en de eventuele uitbetalingsdrempel.
- Waar je de export ophaalt, en of er een uitgebreidere versie is dan de standaard.
Met dat blok is de BTW-behandeling per platform een gegeven in plaats van elk kwartaal opnieuw uitzoeken. Zonder dat blok begint elk kwartaal met dezelfde vraag.
Wat er gebeurt als een platform van entiteit verandert
Dit is geen randgeval, het gebeurt. Een platform verplaatst de entiteit waarmee creators contracteren naar een ander land, en dat verandert je aangifte van het ene kwartaal op het andere.
Wat er dan moet gebeuren:
- Vaststellen vanaf welke datum de nieuwe entiteit factureert. Dat staat op je uitbetalingsoverzicht.
- De omzet in twee stukken splitsen: tot die datum de oude behandeling, daarna de nieuwe.
- De ICP-opgave aanpassen. Verhuist een platform van binnen de EU naar buiten, dan stopt de opgave; andersom begint hij, en dan heb je het nieuwe BTW-nummer nodig.
- Je platformnotitie bijwerken, met de datum van de wijziging erin.
Dat vierde punt is waarom de notitie een datum bij elk gegeven verdient. Een jaar later is de vraag niet wat de situatie nu is, maar wat ze was in het tweede kwartaal.
Wat je aan het jaareinde per platform nakijkt
De jaarovergang is waar een administratie met meerdere platformen het vaakst scheefloopt, omdat elk platform zijn eigen ritme heeft. Per platform vier vragen:
- Wat stond er per 31 december nog op het platform en is dus een vordering?
- Welke omzet is in december verdiend en in januari uitbetaald?
- Sluit het jaartotaal van de exports aan op de bijschrijvingen op je bankrekening?
- Zijn er correcties of terugboekingen die nog niet zijn verwerkt?
Bij drie platformen zijn dat twaalf vragen die je één keer per jaar langsloopt. De alternatieve route, ontdekken dat het niet klopt op het moment dat de aangifte klaar moet zijn, kost een veelvoud daarvan. Zie aangifte inkomstenbelasting als content creator.
Veelgestelde vragen
Moet ik per platform een aparte zakelijke rekening?
Nee, en het is meestal onhandiger. Eén rekening met een uitsplitsing in de boekhouding geeft hetzelfde inzicht met minder bankkosten en minder afstemming.
Ik ben net op een tweede platform begonnen. Wat moet ik regelen?
Praktisch drie dingen: de entiteit en het land vastleggen, de eerste export downloaden zodra die er is, en de uitbetalingen op je zakelijke rekening laten binnenkomen. Dan loopt het vanaf dag één goed mee.
Een van mijn platformen is gestopt. Wat doe ik met het openstaande saldo?
Dat blijft een vordering tot hij is betaald of tot duidelijk is dat hij niet meer komt. In dat laatste geval boek je hem af, en dat is een verlies dat in je aangifte hoort.
Hoeveel platformen is te veel voor de administratie?
Administratief maakt het aantal weinig uit als de opzet klopt. Wat wel oploopt is het maandelijkse werk van exports ophalen, en dat is de reden dat we het bij het opstarten meteen goed inrichten in plaats van later.
Wanneer je een platform beter afsluit dan aanhoudt
Een derde of vierde platform dat weinig oplevert kost administratief evenveel aandacht als je hoofdplatform: een export per maand, een eigen commissie, een eigen BTW-behandeling, en aan het jaareinde een saldo dat je moet nakijken.
Dat is een reden om er één keer per jaar naar te kijken met een simpele vraag: levert dit platform meer op dan de aandacht die het kost? Bij een platform dat een paar tientjes per maand doet en waar je bovendien een uitbetalingsdrempel niet haalt, is het antwoord vaak nee. Sluit je het af, laat dan wel het openstaande saldo uitbetalen voordat je het account opzegt; een saldo bij een gesloten account is een vordering die je waarschijnlijk niet meer ophaalt.
Tot slot
Eén onderneming, één administratie, gescheiden onderbouwing per platform. Dat is de hele boodschap. En van alle dingen die je kunt vastleggen, is de notitie met entiteit, land, BTW-nummer, commissie en valuta per platform degene die het meeste werk voorkomt.
Wij doen dit voor creators op OnlyFans, F2F, Twitch en YouTube en alle platformen daarnaast, in één administratie en voor één vaste maandprijs.